金沢大学 つるま同窓会
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つるま同窓会第3回評議会

平成16年11月25日開催

個人情報保護法施行に伴う

保健学科つるま同窓会会員の個人情報管理指針

(1) 総則

本会は、本会の活動目的である会員相互の親睦を図り、会員相互の交流及び医学部保健学科の教育研究・医療の諸活動を支援するため、本会所属会員の氏名・住所・現職・電話番号等の個人情報に関し,収集・管理し、かつ利用する。

(2) 利用目的

会員の個人情報を収集し、利用する目的は、以下の通りである。

1.      評議会・事務局と会員との連絡・告知・広報等に利用する。

2.      会員相互の親睦を図り、互いに連絡を取り合うことを可能にする。

3.      主要事業のうち、会員名簿作成事業では、会員氏名・住所・電話・勤務先・電子メールアドレス等の連絡先その他を収集・掲載する。

4.      主要事業のうち、会誌等の発行・郵送に利用する。

5.      評議会で承認された行事・事業への参加・案内等に利用する。

6.      その他、本会の目的を達成するため、評議会で承認された事業・行事の企画・実施に利用する。

(3) 情報の項目

1.      氏名(現姓名・旧姓名)、及びそのふりがな

2.      性別・生年月日

3.      現住所・郵便番号

4.      勤務先の名称・所在地・郵便番号

5.      自宅の電話番号(ただし,携帯電話番号は収集対象から除外する。)

6.      メール・アドレス(原則として、当該年度各専攻会員の互選に拠り選出された連絡代表者(幹事)でその役務にある相当期間の会議連絡・評議用に限定。)

7.      卒業年度・専攻

8.      その他、評議会・総会で個人情報の収集が決定・承認された項目

(4) 収集方法・手段等

1.       会員の個人情報収集に際しては、原則として、封書・ハガキ・電子メールもしくはインターネットの本会ホームページ(会員、及び保健学科教職員に限定)により行う。

2.       口頭・電話による情報収集は、原則として行わない。ただし、既に封書・ハガキ等またはインターネットのホームぺ−ジで収集した情報の内容を確認する必要がある場合はこの限りではない。

3.       本人の申し出により、止むを得ず、口頭または電話で情報を伝達された場合は、速やかに文書化し、会長またはその代理者に確認のうえ、正規の情報として取扱うものとする。

4.       その他、所要の情報収集の際、随時、目的・方法等につき同窓会事務局で文案を作成し、評議会の承認を得るものとする。

5.       前項で承認された情報収集の目的・方法等については、速やかに本会ホームぺ−ジ等で会員に公表するものとする。

(5) 情報の管理について

本会評議会は、保有する会員の個人情報に関し、できる限り正確・最新であるように努めるとともに、厳重に情報管理するため、会長を情報管理最高責任者とし、その下に情報管理責任者1名(副委員長が兼任する。)を置くものとする。情報管理責任者は、情報管理者補佐(若干人)、及び情報管理作業者(若干人)を指名することができる。以上の情報管理関係者、及び会長から指名された他の委員により、情報管理委員会(以下、「委員会」という。)を構成する。委員会は必要に応じて開催する。ただし、緊急の場合はすみやかに招集することができるものとする。情報管理の方法は委員会が決定し、評議会に随時、報告する。

(6) 収集された情報の取り扱い(訂正・削除)について

会員は、本会に対して、いかなる場合も自己の意思により、いつでも本人に関する個人情報利用の中止を求めることができる。また、本人の申し出により、本人に関する個人情報の修正・削除を求めることができる。ただし、利用中止及び情報の修正・削除を求める場合は、下記の要件を充たすものとする。

1.      本人確認ができること(自動車運転免許証の提示等またはそれに準じる方法)

2.      申し出に主旨・内容を文書(様式随意)にて明示すること。

3.      本会ホームぺ−ジ上の機能を利用して、前項1.2.を充たすものを含む情報の利用を再開し、削除を取り消し(再登録)、修正することは、いつでも何度でも可能とする。ただし、情報の再修正等については、作業等に費消する作業時間を勘案し、一定の期間を要することは妨げないものとする。なお、正当な理由がなく、本会の事務を故意に滞らせ混乱させるような短期間における頻繁な修正要求等については、事務局の判断でその求めを拒否することができるものとする。

(7) 会貝個人の権利

すべての会員は、前項に定めるものの他、以下の権利を保有する。

1.      本人情報について、開示を求めることができる。

2.      本人の了承なく、かつ本指針に記述なく、事前に会報・ホームぺ−ジに公表されていない目的で情報を流用・転用された場合、本会に苦情を申し立てることができる。

3.      その他、本人の情報に関する取り扱い等について、委員会に苦情を申し出ることができる。

なお、委員会は、本会事務局に苦情受付の窓口を設置し、全会員に対しその連絡先を公表するものとする。

(8) 罰則

本会会員が、他の会員のID・パスワードを盗み、または他の方法で本人になりすましてその情報を詐取する等、「不正アクセス防止法」(2000年2月13日施行)、及び「個人情報保護法」(1998年4月29日公布・10月24日施行)に抵触・背反する行為を行った場合は、法律的処罰の有無にかかわりなく、本会評議会の決定により除名処分を科すことができる。また、正当な理由なく、本会の事務執行等に混乱をおこさせ、本会の事業・目的の達成を妨げると評議会が認める場合は、相当の期間において会員資格の停止を命じることができる。

その場合、複数回に及ぶ違反行為や悪質な場合は本会を除名処分とすることができる。